#1 - E-Rechnungen ungeskriptet --- Informationen, die Dich weiterbringen

00:00:00: Ja, das ist heute eine Premiere.

00:00:01: Wir starten heute mit dem ersten E-Rechnungsungescripted Podcast in Deutschland.

00:00:11: Wir wollen jede Woche, soweit es uns gelingt, was zum Thema E-Rechnung berichten.

00:00:17: Ich habe heute den Thomas eingeladen, Thomas Holsten, um einfach mal das Thema E-Rechnung aus der Unternehmenssicht zu beleuchten.

00:00:26: Und ja, bin ganz gespannt auf die Fragen vom Thomas und was der Thomas Macht und wir überhaupt über das Thema E-Rechnung gestolpert ist.

00:00:34: Ja, danke Mario.

00:00:35: Danke dafür, dass ich heute zu Gast sein darf in deinem Podcast und würde mich als allererstes mal kurz vorstellen.

00:00:43: Namentlich hast du mich ja schon erwähnt.

00:00:45: Ich bin Geschäftsführer der Häusensystems, wir sind Ingenieurdienstleister in Garching bei München und wir beschäftigen uns mit Gebäudeautomatisierung.

00:00:56: Wir planen und programmieren.

00:00:58: Und natürlich schreiben wir auch Rechnungen und mich als Unternehmer interessiert dieses Thema natürlich auch.

00:01:06: Es gibt hier diverse Themen zu beachten und bin heute ganz froh, dass ich bei dir sitzen darf und diese Fragen beantwortet bekomme.

00:01:17: Du bist ja, glaube ich, über ein Thema gestolpert, was dir so direkt nicht was gesagt hat und das wollten wir heute einfach mal beleuchten.

00:01:24: Die Frage ist ja vielleicht, bevor wir in das Thema reingehen.

00:01:27: Ja, warum haben wir mit dem Thema gestartet?

00:01:29: Man konnte mit ganz vielen Themen starten, aber wir haben uns jetzt mal ganz speziell auf dieses eine jetzt im ersten Step in Teil eins fokussiert.

00:01:36: Genau, da gibt es im E-Rechnungsthemenblock ja den Begriff PayPal, nicht zu verwechseln mit PayPal und das ist mir völlig unklar noch, was das genau ist und was da auf mich zukommt.

00:01:51: Magst du das vielleicht mir mal ein bisschen näher bringen, das Thema?

00:01:55: Also nehmen wir mal die Frage auf, was ist denn eigentlich dieses berühmte Pepol?

00:02:00: Nicht was der schon gesagt.

00:02:01: Viele verwechseln das.

00:02:02: Es ist so ein bisschen auch der Running Gag bei uns im Unternehmen mit dem Bezahldienst, den die meisten Leute aus dem privaten Umfeld kennen, Pepol.

00:02:11: Das ist aber nicht das gleiche.

00:02:14: Ich verzichte jetzt einfach mal auch auf die Abkürzung, was für was Pepol steht.

00:02:17: Das kann ich mir selbst nicht merken.

00:02:20: Pepol ist im Grunde ein öffentliches oder ein offenes Netzwerk.

00:02:24: im Erder weniger ein Zustellen-Netzwerk, über das ich die Rechnung zwischen Unternehmen oder halt von einem Unternehmen an einen öffentlichen Auftraggeber austauschen kann.

00:02:36: Bevor man das zu technisch erklärt, ich war jetzt Mitte Oktober auf einer Veranstaltung, da hat auch einer versucht es zu erklären, da war auch eine Dame im Publikum, der gesagt, was ist denn eigentlich dieses Pebble-Netzwerk?

00:02:47: Dann hat er das sehr technisch gemacht mit Flipchart und dann erklärt Corner I und Corner IV und dann hat man so gemerkt, nach ein, zwei Minuten waren die Leute schon Gedanklich wieder abwesend.

00:02:57: Und man kann eigentlich dieses PEPOL-Netzwerk ganz gut über so eine Analogie erklären.

00:03:02: Manche nutzen dazu, das ist eigentlich so wie ein E-Mail-Netzwerk, also ein Mail-Server und da wird eine E-Mail aus deinem E-Mail-Programm gesendet und empfangen.

00:03:11: Das mag ich nicht so gern, weil eigentlich PEPOL die E-Mail ersetzen soll.

00:03:15: Also deshalb finde ich die Analogie von einem Mobilfunknetz eigentlich ganz schön.

00:03:21: Ich weiß nicht, unterstellen wir einfach mal, du hättest ein Vodafone-Handy, bist bei Vodafone unter Vertrag und ich habe ein Telekom-Handy.

00:03:28: Und wir können aber trotzdem miteinander telefonieren, obwohl du bei Vodafone in Vertrag hast und nicht bei der Telekom.

00:03:36: Also kann man so Pepphol wie so eine Art Funkzelle betrachten.

00:03:40: Da gibt es sogenannte Access Points.

00:03:43: Du hast ein Access Point, ich habe ein Access Point und die beiden Access Points stellen einfach miteinander sicher, dass wir beide miteinander... reden können, telefonieren können und im Falle von E-Rechnung, dass wir E-Rechnung miteinander austauschen können.

00:03:55: Das ist eigentlich, wie man so schön sagt, Pepol in a nutshell.

00:03:59: So, jetzt wird mich natürlich noch interessieren, wofür es gut ist.

00:04:04: Also wofür brauchen wir dieses Netzwerk und können das nicht wie gewohnt beispielsweise über E-Mail machen.

00:04:10: Da gibt es sicherlich einige Gründe dafür, oder?

00:04:13: Genau, also warum ist es eigentlich wichtig?

00:04:17: Du hast recht, also man kann natürlich auf klassischen Weg, Rechnungen, also E-Rechnungen, das ist ja das Thema heute über E-Mail austauschen.

00:04:26: Peppol hat halt den Vorteil, dass es praktisch ja einmal die Datenqualität sicherstellt, also man darf nur, was man ganz einfach und leihenhaft erklärt, vernünftige oder korrekte E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk senden.

00:04:43: Bei E-Mail kann ich im Grunde ja alles senden und dann muss der Empfänger halt gucken, ob das nur gute Rechnung ist.

00:04:48: und das PayPal-Netzwerk stellt es uns so sagen sicher.

00:04:52: Warum ist es noch wichtig?

00:04:55: Es gibt halt viele Unternehmen, die weg wollen oder weggehen von dem Versand von e-Rechnung per E-Mail.

00:05:03: Ich brauche gar nicht das Thema Datensicherheit, Lesbarkeit über das Internet von mehr sensiblen Rechnungsdaten weiter ausführen.

00:05:11: Und da machen sich natürlich viele Unternehmen Gedanken, wie man dann halt sozusagen einen alternativen Übertragungsweg wählen kann, der nicht E-Mail ist.

00:05:19: Dazu muss man allerdings wissen oder sagen, dass fast schon über, also fast, fast, ninety-fünf Prozent der Rechnungen in Deutschland weiterhin über E-Mail gesendet werden.

00:05:31: Das ist ein perspektive System.

00:05:35: Dritter Punkt, letzter Punkt.

00:05:38: Im Kontext E-Rechnung wird es irgendwann, was heißt irgendwann, Das heißt, die Daten, wenn ich hier zum Beispiel eine Rechnung an dich als Unternehmer schicken würde, die müssen dann noch an die Finanzbehörden gemeldet werden, sogenannte Meldeverfahren.

00:05:54: Und es ist davon auszugehen, dass dieses Meldeverfahren an die Finanzbehörden über das Perpoll-Netzwerk erfolgen wird.

00:06:00: Also kurzum, einmal Ersatz von E-Mail oder Alternative zu E-Mail und b. Perspektivisch halt das Meldeverfahren an die Finanzbehörden, wovon auszugehen ist, dass das über das Perpoll-Netzwerk.

00:06:16: Was muss ich jetzt konkret in meinem Unternehmen tun, denn wir haben zwar dieses E-Rechnungsthema schon integriert über unser EAP-System, aber Pepphol, davon habe ich noch nichts gehört, dass ich das irgendwie andocken könnte.

00:06:31: Wie funktioniert das und wie muss ich vorgehen in dem Fall?

00:06:35: Wenn es mein ERP-System nicht kann.

00:06:36: Das ist

00:06:36: eine sehr gute Frage.

00:06:37: Das ist eigentlich auch die praxisrelevante Frage.

00:06:40: Wir machen ja den Podcast von der Praxis für die Praxis.

00:06:44: Im Endeffekt ist es so, wie er läutet, das ist ja ein offenes Netzwerk.

00:06:47: Also du kannst selbst auch so einen Access Point sein.

00:06:51: Kannst du bei dir praktisch installieren und den betreiben?

00:06:55: Frage ist halt, will man das oder kann man das?

00:06:58: Oder lager ich das sozusagen aus?

00:07:01: Jetzt ist der erste Schritt.

00:07:01: Du hast es schon angesprochen.

00:07:02: Du hast ein ERP-System.

00:07:04: Finanzsoftware, da wäre der erste Schritt.

00:07:07: Ich gehe halt zu meinem Anbieter, zu meinem Provider, zu meinen Dienstleistern und sag, hallo, könnt ihr PayPal oder seid ihr ein PayPal Access Point?

00:07:16: Und da gibt es jetzt zwei Varianten, der sagt, jawohl, sind wir, dann hast du einen Haken dran, Thema erledigt.

00:07:21: Dann kümmern die sich um den Rest.

00:07:24: Wenn du die Antwort bekommst, nee, haben wir nicht.

00:07:25: oder was ist denn PayPal, ist das PayPal, dann ja, dann sagt er dir wahrscheinlich oder den.

00:07:33: Viele Anbieter schreiben das auch auf ihren Webseiten.

00:07:35: Such dir bitte einen Peppal Access Point.

00:07:37: Und dann gehst du halt auf die Suche über ChatGPT oder Google und schaust mal, wer dann so alles Peppal Access Point ist.

00:07:46: Jetzt beispielsweise in Deutschland gibt es seventy- vier Anbieter, also Software Anbieter, Dienstleister, die einen Access Point aktuell bereitstellen.

00:07:57: Im behördlichen Umfeld ist es beispielsweise so, da gibt es Behörden, die halt eigene Infrastruktur betreiben.

00:08:02: Für Unternehmen muss man halt die Frage stellen, ob man sich mit so einem Thema auseinandersetzen möchte oder ob man es halt komplett auslagert.

00:08:08: Also entweder an den ERP-Dienstleister oder, wenn der das nicht kann oder möchte oder anbietet, dann geht man halt auf die Suche und sucht sich ein Access Point.

00:08:18: Oftmals arbeiten ERP-Anbieter auch schon mit Access Points zusammen.

00:08:22: Wir empfehlen dann beispielsweise ein oder, ja, man kann auch halt selbst auf eine Suche gehen sagen, dann mache ich mal ein Pepol.

00:08:30: Versandprozess oder Empfangsprozess halt dann zum Beispiel über den und den.

00:08:34: So was für mich natürlich noch ganz relevant ist, welche Fristen gibt es denn dazu?

00:08:39: Also einerseits natürlich das allgemeine E-Rechnungsthema Fristen und dann was natürlich per Polverser als heutiges gesondertes Thema besprechen, wo liegen da die Fristen?

00:08:51: Ja, das Thema mit den E-Rechnungslichten würde ich gerne kurz machen, weil da gibt es ganz viel im Internet zu finden und das würde wahrscheinlich auch vermute ich mal die die Hörer auch ein bisschen langweilen.

00:08:59: Ich mache es kurz.

00:09:02: Auf der Rechnungseingangseite, also Rechnung empfangen zu können, da gibt es schon die Verpflichtung seit Anfang letzten Jahres, also seit dem ersten, ersten, zweitausend und fünfundzwanzig.

00:09:12: Auf der Ausgangseite, also E-Rechnung versenden zu müssen, die Frist ist zweistufig.

00:09:17: Die erste Stufe beginnt jetzt praktisch mehr oder weniger, knapp weniger als einem Jahr, also zum ersten, ersten, zweitausend und siebenundzwanzig.

00:09:24: Und dann gibt es nochmal für eine gewisse Umsatz.

00:09:27: Größe noch mal einen Jahr.

00:09:28: Verlängerung frisst also erst der Erster.

00:09:32: Aber im Endeffekt kann man sich kurz ummerken, es ist der erste Erste.

00:09:37: Wo ein Großteil der Unternehmen E-Rechnungen senden muss.

00:09:41: Das heißt, dieses Jahr, in dem wir uns befinden, ist halt für viele Unternehmen sehr, sehr wichtig, sich mit dem Thema, ich mache jetzt mal eine Klammer auf, endlich macht die Klammer wieder zu, mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen.

00:09:53: So zum Thema Pepol.

00:09:55: Bei Pepol ist es so, da gibt es keine Fristen.

00:09:58: Jetzt könnte man natürlich sagen, warum sollte ich mich jetzt damit auseinandersetzen?

00:10:02: Gibt ja keine Vorgabe, es gibt noch nicht mal eine Frist, die das irgendwie verlangt.

00:10:07: Das stimmt.

00:10:08: Auf der anderen Seite muss man sich natürlich die Frage stellen, dass es klassische Verhältnisse lieferant zum einkaufenden Unternehmen, wenn jetzt der große Kunde zu dir sagt, oder machen wir das ganz konkret bei euch, in eurem Metier, in eurer Branche, sagt ein großer Kunde zu dir, hey, pass mal auf, Thomas.

00:10:23: zukünftig möchte ich eigentlich nur noch E-Rechnungen von euch bekommen.

00:10:26: Das ist eh klar.

00:10:27: Also, erster, erster, zwei, sieben, zwanzig, da müsst ihr das.

00:10:31: Und die aber bitte nur noch über Peppol.

00:10:34: Dann hast du das Thema auf dem Tisch.

00:10:36: Da kannst du natürlich mit deinen Kunden reden.

00:10:38: Dann sagt der Kunde, na gut, dann schickst mir halt weiter in Pemel.

00:10:41: Aber Thomas, bitte stell mit deinem Unternehmen sicher, dass ihr das umstellt.

00:10:45: Auf der Empfangsseite kann dir passieren, dass der Lieferant sagt, hallo, hier ist meine E-Rechnung.

00:10:53: und die Übermittlung, die nur noch ausschließlich über das PEPOL-Netzwerk und nicht per Mail, weil ich keine Rechnung mehr über E-Mail versenden möchte.

00:11:00: So, dann hast du auf einmal der Lieferant, der halt das machen möchte, kannst du natürlich als Kunde mal sagen, na ja, dann zahle ich halt eine Rechnung nicht, aber das sind so die beiden typischen Anwendungsfälle, dass der Kunde das verlangt, vielleicht auch ausschließlich, das sorgt E-Rechnungen nur noch über PEPOL.

00:11:16: und auf der Empfangsseite, dass der Lieferant halt sagt, warum machen wir hier noch E-Mail austauschen, ich würde das gerne über einen... vernünftiges über ein gesichertes offenes Netzwerk austauschen.

00:11:26: Das Thema offenes Netzwerk ist auch ein Thema, was in der Branche diskutiert wurde oder wird.

00:11:31: Aus unserer Sicht ist das eine richtige Entscheidung, weil man halt das nicht herstellerabhängig machen will.

00:11:37: Das ist also nicht nur große SAP, Microsoft dahinter, sondern es ist ein offenes Netzwerk.

00:11:41: Das heißt also, ist es auch ein vernünftiger Weg.

00:11:45: Qualität hat man schon angesprochen, E-Richtungen zwischen Unternehmen oder zwischen Unternehmen und Behörden auszutauschen.

00:11:53: Okay, und aus meiner unternehmerischen Sicht ist es ja so, dass meistens ja auch verschiedene Technologien konkurrieren.

00:12:00: Ist jetzt das Pepphol schlichtweg das einzige und wird, wie ist deine Prognose, wird das der Kommunikationsweg werden oder kann da auch zwischenzeitlich noch was passieren?

00:12:14: Ja, ist natürlich die Frage für die große Kristallkugel, aber natürlich sieht man Tendenzen, Bewegungen, wo bewegt sich das Thema E-Rechnung grundsätzlichen.

00:12:23: Das ist ja auch nicht ein Thema, was nur ausschließlich in Deutschland virulent ist, sondern das gilt natürlich auch für andere Länder in der Europäischen Union.

00:12:30: Manche haben schon auch so eine Verpflichtung von den Fristigkeiten, die wir besprochen haben.

00:12:35: Andere Länder haben das noch nicht.

00:12:37: International gibt es Länder, also außerhalb der EU, die auch schon Ehrechnungsverpflichtungen haben im Gesetz.

00:12:44: Und da kriegt man natürlich gewisse Strömungen mit.

00:12:47: Oder man kann diese Strömungen irgendwie einschätzen, was kommt in der Zukunft.

00:12:53: Meine persönliche Sichtweise darauf ist, gibt auch da natürlich Leute, die das anders sehen, aber kann ja nur das sagen, was ich einschätze oder was wir einschätzen.

00:13:03: Perspektivisch glaube ich, dass PEPOL E-Mail ablösen wird.

00:13:07: Das ist also nur eine Frage der Zeit.

00:13:09: Also dauert es jetzt praktisch bis bis zwanzig dreißig oder dauert es bis zwanzig fünfund dreißig oder passiert es doch doch schneller als man denkt.

00:13:18: Der entscheidende Treiber dafür wird sein, das Thema Meldeverfahren, was wir schon angesprochen haben, also die Meldung von den Rechnungsdaten an die Finanzbehörden.

00:13:27: Und wenn die sozusagen in der Schnittstelle dann sagen, wir möchten diese Daten nur per PEPOL erhalten, weil man kann ja Ich glaube schon davon ausgehen, dass eine Behörde jetzt nicht erlauben wird, dass diese Daten per E-Mail irgendwie eingeliefert werden, sondern halt über ein strukturiertes Netzwerk, wenn man das so will.

00:13:46: Dann wird es natürlich auch das Thema zwischen Unternehmen extrem treiben.

00:13:50: Das Thema, was es aktuell treibt, ist einfach die Handlungsmacht der Kunden, die halt sagen, ich möchte ausschließlich E-Rechnung nur noch über das PAPOL-Netzwerk erhalten.

00:14:00: Die ist aktuell sehr klein, aber steigt an.

00:14:03: Man sieht das Volumen.

00:14:05: In den letzten Monaten, also das Jahr zwartausendfünfundzwanzig war ja auch schon ein E-Rechnungsjahr für den Empfang, dass das Volumen stetig angestiegen ist.

00:14:16: Ein zweiter Treiber.

00:14:17: kann sein, dass der Gesetzgeber zum Beispiel sagt, jetzt in Übergangsphasen ist es noch okay, das Unternehmen E-Rechnung über E-Mail austauschen und dass es einfach per Gesetz verbietet.

00:14:29: Vielleicht ein kleiner Blick über den Tellerrand.

00:14:30: abschließend, wenn wir zum Beispiel mal nach Belgien schauen.

00:14:33: Relativ kleines Land in der Europäischen Union.

00:14:36: Da ist es so, dass die E-Rechnungsprozesse ausschließlich über das Perpol-Netzwerk ablaufen.

00:14:43: Das heißt, da gibt es gar kein E-Mail-Versand von E-Rechnungen mehr.

00:14:47: Und aus unserer Sicht heraus ist das eigentlich eine vernünftige Plaubhause auch für andere Länder.

00:14:54: Deutschland geht in Technologie-Neutralen, auch relativ für offenen und stufenweisen Weg zum Thema E-Rechnung.

00:15:05: Belgien gibt es viel stärker vor.

00:15:09: Also aus unserer Sicht natürlich für ein kleines Land möglich, aber in der Sache sinnvoll.

00:15:14: Und das wäre uns reinschätzen und ist wahrscheinlich auch eine Blaupause.

00:15:18: dann für Deutschland perspektivisch, also halt für die nächsten Jahre.

00:15:22: Dieses Jahr wird da noch nichts passieren und nächstes Jahr noch auch nicht, aber das Thema kommt immer mehr.

00:15:27: auf die Agenda.

00:15:28: Also sozusagen ist federführend jetzt die EU, sagen wir, der Treiber, aber die Länder müssen dann die EU-Gesetze entsprechend umsetzen.

00:15:34: und wie schnell sie das tun.

00:15:35: Genau.

00:15:37: Das wird dann halt in den Ländern entschieden.

00:15:40: Genau, so ist es.

00:15:41: Und was kann man mitnehmen jetzt vielleicht von der heutigen Diskussion?

00:15:44: Man sollte sich mit dem Thema auseinandersetzen.

00:15:47: Es hat jetzt nicht die Supertrinklichkeit, dass sich da irgendwie ab... im nächsten Monat keine Rechnung mehr austauschen kann, aber man sollte sich nicht erst damit auseinandersetzen, wenn es dann wirklich mal kommt.

00:15:58: Es ist ein Prozess aktuell, es ist ein Weg, ihre Rechnung auszutauschen.

00:16:02: und wie ihr schon gesagt, er wird immer weiter kommen und lieber schon frühzeitig damit anfangen, als zu spät.

00:16:09: und wichtig ist ja erst mal als Step eins von heute, dass man mal versteht, was ist denn das eigentlich.

00:16:13: und ja, wir hoffen, dass wir das heute vielleicht ganz gut unseren Zuhörern oder Zuschauern dann erklären können.

00:16:21: Hat mich gefreut, Mario, dass ich hier sein durfte.

00:16:23: Danke.

00:16:23: Und ich freue mich auf unseren nächsten Gebranschen Podcast.

00:16:26: Ich mich auch.

00:16:27: Ich freue mich aufs nächste Gespräch.

00:16:29: Danke dir, Thomas.

00:16:30: Gerne.